Documenten importeren in Google Apps?

Tja, zoals je al aan de vraagteken in de titel van het artikel ziet, zouden de Documenten wel eens een probleem kunnen worden. Er zijn net als in het artikel Migreren van Gmail naar een nieuw Gmail account verschillende methodes om dit aan te pakken.

Methode 1: Niet importeren, maar de oude Documenten delen

Binnen Google Documenten gebruik is het mogelijk om te delen met anderen, en ook de eigenaar van het document te wijzigen. Op deze manier zou je eenvoudig de documenten kunnen omzetten naar het nieuwe Google Apps account. Dit is dus niet mogelijk. Alleen binnen hetzelfde domein is de eigenaar te wijzigen naar een ander account. Binnen het google.com domein kan dat en ook binnen je eigen nieuwe Google Apps domein kan dit, maar hiertussen dus niet. Jammer.

Het enige wat overblijft is om het oude account aan te houden en de documenten hier te laten staan.

We kunnen wel alle documenten inclusief labels in het nieuwe Google Apps account tonen als een eigen document en niet in de “Met mij gedeelde verzamelingen” folder. Je merkt dus niet meer dat de documenten van het oude account zijn.

Het delen van de oude documenten gaat als volgt:

Log in met het oude Gmail account
Ga naar Documenten
Klik op de folder / label die je wilt delen
Selecteer het eerste document in de lijst (niet op de titel, anders wordt het document geopend)
Hou nu de shift ingedrukt en selecteer het laatste document in de lijst
Nu zijn alle documenten in met dit label geselecteerd
Klik in de rechterkolom naast de geselecteerde documenten op “Delen” en “Instellingen voor delen”
Voeg hier je nieuwe Google Apps email adres toe bij “Personen toevoegen”
Selecteer “Mag bewerken”
Klik nu op de knop “Delen”

In je Google Apps Documenten vindt je nu de documenten in de onderste folder “Met mij gedeelde verzamelingen”. Als je dit gewenst vindt, dan ben je nu klaar. Als je de documenten in je eigen folders daarboven wilt hebben, doe dan het volgende:

Maak alle folders / labels aan, die je ook in het oude account hebt
Selecteer een van de folders in de folder “Met mij gedeelde verzamelingen”
Selecteer weer alle documenten zoals je zojuist ook gedaan hebt
Sleep nu alle documenten naar je eigen folder in Google Apps
Herhaal dit voor alle folders in de folder “Met mij gedeelde verzamelingen”

Als je klaar bent met documenten verslepen, dan kun je de oude folders in je Google Apps account verwijderen. Dit gaat als volgt:

Selecteer de te verwijderen folder in de folder “Met mij gedeelde verzamelingen”
Klik op het drop down menu van deze folder en klik op “Uit mijn documentenlijst verwijderen”

Methode 2: Downloaden en importeren in Google Apps

Downloaden van de documenten en weer importeren is eigenlijk niet aan te raden. Het vervelende is dat je veel opmaak moet missen in de nieuwe documenten.

Voor documenten werkte het exporteren naar HTML nog het beste. Voor spreadsheets werkte het op zich goed, maar de kolombreedte in de sheets wordt op een standaard breedte gezet.

Als je dit allemaal niet erg vindt, doe dan het volgende:

Maak op je eigen computer een folder aan voor elke folder / label in Documenten
Log in met het oude Gmail account
Ga naar Documenten
Klik op de folder / label die je wilt downloaden
Selecteer het eerste document in de lijst (niet op de titel, anders wordt het document geopend)
Hou nu de shift ingedrukt en selecteer het laatste document in de lijst
Nu zijn alle documenten in met dit label geselecteerd
Klik in de rechterkolom naast de geselecteerde documenten op “Downloaden…” en klik op de knop “Downloaden”
De documenten worden nu gecomprimeerd en het zip bestand wordt gedownload naar je computer
Open dit zip bestand en pak het uit in de gelijknamige folder op je computer
Herhaal dit vanaf stap 4, totdat je alle documenten in de gelijknamige folder op je computer hebt staan

Importeren in Google Apps Documenten gaat als volgt:

Log in met het Google Apps account
Ga naar Documenten
Maak alle gewenste folders aan
Klik links bovenin op “Uploaden”
Klik op de link “Selecteer bestanden om te uploaden”
Selecteer de gelijknamige folder in “Bestemming verzameling”
Selecteer of je deze bestanden Privé wilt houden, of met het hele domein wilt delen
Klik nu op de knop “Uploaden starten”

Methode 3: Het gcp.py commando gebruiken (Linux)

Deze methode vereist wel een Linux machine inclusief Linux kennis. In het artikel Google Docs backup script voor automatische periodieke backup staat de installatie van het gcp.py (Google copy) commando beschreven. Als je veel documenten hebt, dan werkt dit wel heel snel en goed. Je moet in het nieuwe Google Apps Documenten account wel de folders/labels aanmaken voordat je gaat kopiëren.

**Let op! **Net als met methode 2 (exporteren en importeren), gaat er nogal wat opmaak verloren in de conversie. Het resultaat is hetzelfde als in methode 2.

In het volgende voorbeeld wordt de folder/label Werk naar een lokale folder gekopieerd. Herhaal dit voor alle folders / labels.

$ mkdir Werk
$ cd Werk
$ /usr/local/sbin/lib/python/gdatacopier/gcp.py -p 'geheim' oude.account@gmail.com:/*/Werk/* .
$ cd ..

Zie hier de man page gcp

Om de documenten naar de server te kopiëren, moeten eerst alle folders aangemaakt worden in Google Apps, daarna kun een eenvoudig script gebruiken om te kopiëren naar Google Apps Documenten.

Eerst maken we het script aan:

$ vi gcpm

#!/bin/sh
for filename in $1
do
    echo File: $filename to Google directory: $2
    /usr/local/sbin/lib/python/gdatacopier/gcp.py -p "geheim" "$filename" naam@mijndomein.nl:/$2
done;

En maak het script executeerbaar:

$ chmod a+x gcpm

Het script kun je als volgt gebruiken:

$ gcpm <lokale_bron_directory> <google_apps_folder>

Als voorbeeld wordt :

$ gcpm "./Werk/*"  Werk

Kopieer nu alle folders met het scriptje naar Google Apps

Documenten delen

In het Google Apps domeinbeheer kun je aangeven dat documenten standaard gedeeld zijn met andere domein gebruikers. Om documenten binnen het domein standaard te delen, doe je het volgende:

Ga Gmail
Klik op “Dit domein beheren”
Klik op Service-instellingen en selecteer Docs
Selecteer nu in “Zichtbaarheid document” je eigen domein

Je ziet de documenten niet direct in jouw documenten terug, maar je kunt in het zoekvak aangeven dat je binnen het hele domein wilt zoeken.

In de volgende artikelen lees je over de migratie stappen van een standaard Google account naar Google Apps: