Gmail
Gmail

We beginnen direct met de belangrijkste en ook misschien de meest bewerkelijke stap van de migratie, de email. Het maakt niet uit of je deze beschrijving gebruikt voor migratie naar Google Apps of een ander Gmail account.

Er zijn verschillende wegen te bewandelen, ik heb diverse methodes beschreven.

Methode 1: GMail importeren zonder behoud van labels

Deze methode is het eenvoudigst, maar zonder behoud van je labels. Eerst gaan we in het oude Gmail account moet je POP inschakelen:

  1. Log in met het oude Gmail account
  2. Ga in Gmail naar “Instellingen” (rechtsboven)
  3. In Instellingen ga je naar de tab “Doorsturen en POP/IMAP”
  4. Hierin zie je de sectie: “Downloaden via POP”, selecteer hier “POP inschakelen voor alle berichten (ook berichten die al zijn gedownload)”
  5. Klik op “Wijzigingen opslaan”

Nu kunnen we van het oude account de mail ophalen, en in het nieuwe Google Apps Gmail account gaan we als volgt de mail ophalen:

  1. Log in met het Google Apps account
  2. Ga in Gmail naar “Instellingen” (rechtsboven)
  3. In Instellingen ga je naar de tab “Accounts”
  4. Hierin zie je de sectie: “E-mailberichten ontvangen via POP3”, klik hier op de knop “POP3-e-mailaccount toevoegen”
  5. Nu kom je in een pop-up waar het volgende moet invullen:
    1. gebruikersnaam en wachtwoord van het oude Gmail account
    2. selecteer POP-server: pop.gmail.com poort: 995
    3. De rest van de instellinge kun je default laten staan of naar wens invullen
  6. Klik op “Account toevoegen”

De email wordt niet op volle snelheid binnen gehaald. Het duurt even voordat het binnen is. Als alles binnen is kun je deze configuratie behouden, zodat de email van het oude email adres bezorgd blijft worden.

Methode 2: Met de oude mail filters de labels weer aan laten maken

Deze methode is een aanvulling op methode 1. Als alle mail binnen is, kunnen we met Gmail filters de labels aan laten maken. Als de labels altijd automatisch aangemaakt zijn door Gmail filters, dan staan de labels precies weer als in het oude Gmail account. Als labels handmatig geplaatst zijn, dan ben je deze labels kwijt. De vraag is of dat erg is voor oude mail, eigenlijk zoek ik altijd naar oude mail met de “Berichten doorzoeken” functie.

Eerst gaan we de oude Gmail Filters ophalen uit het oude account:

  1. Log in met het oude Gmail account
  2. Ga in Gmail naar “Instellingen” (rechtsboven)
  3. In Instellingen ga je naar de tab “Labs”
  4. Schakel de lab functie “Filterimport/-export” in
  5. Klik op “Wijzigingen opslaan”
  6. Gmail wordt nu opnieuw gestart
  7. Ga nu weer naar “Instellingen” en tab “Filters”
  8. Selecteer de filters die je wilt exporteren voor gebruik in het Google Apps account
  9. Klik nu onderin op de knop “Exporteren” en sla de “mailFilters.xml”-file op

De Gmail filters importeren in het Google Apps account:

  1. Log in met het Google Apps account
  2. Ga in Gmail naar “Instellingen” (rechtsboven)
  3. In Instellingen ga je naar de tab “Labs”
  4. Schakel hier ook de lab functie “Filterimport/-export” in
  5. Klik op “Wijzigingen opslaan”
  6. Gmail wordt nu opnieuw gestart
  7. Ga nu weer naar “Instellingen” en tab “Filters”
  8. Klik nu onderin op de link “Filters Importeren” en selecteer de zojuist opgeslagen “mailFilters.xml”-file
  9. Klik op de knop “Bestand openen” en de filters worden geïmporteerd
  10. Klik nu bij elk filter op bewerken, op “Volgende stap” en selecteer “Pas het filter ook toe op onderstaande conversaties”. Klik daarna op “Filter bijwerken”

Als je elk filter de mail hebt laten bijwerken, dan heb je nu weer al je labels terug!

Methode 3: Maak met Thunderbird IMAP connecties naar beide accounts en kopieer de email

Op LifeHacker.com kwam ik een slimme methode tegen. Op zich heel eenvoudig.

Neem een Mail client, die goed met IMAP om kan gaan. Bijvoorbeeld Thunderbird en geen Outlook. De stappen die we gaan nemen zijn nu wel wat groter dan in de vorige methodes:

  1. Activeer in het oude en in het nieuwe Gmail account IMAP (waar we net ook POP hebben aangezet)
  2. Download Thunderbird
  3. Configureer in Thunderbird naar het oude en het nieuwe Gmail account een IMAP connectie
  4. Maak in het nieuwe Gmail account de folders (=labels) die ook in het oude Gmail account gebruikt worden

Let op! De volgende stap zou nu eenvoudig kunnen zijn: selecteer nu de email in de folders van het oude Gmail account en kopieer deze in de nieuwe folders. Dit gaat goed als email geen dubbele labels heeft in het oude Gmail account…. Als je wel dubbele labels hebt, dan krijg je last van dat mail dubbel gekopieerd wordt.

Email met meerdere labels per email

Als je meerdere labels per email hebt, dan moet je deze labels samenvoegen tot één label. Dus het label “Werk” en “Website”, wordt dan het label “Werk en Website”. Loop het hele oude Gmail account na op dubbele labels.

Let op! Postvakken als “Met ster”, “Concepten”, “Chats” etc zijn ook labels.

  1. Maak deze nieuwe samengevoegde folders aan in Thunderbird en sleep nu alle mail over van de oude naar deze nieuwe folders
  2. Als alles overgezet is, dan kun je in je nieuwe Gmail account naar een samengevoegd label gaan, in mijn geval “Werk en Website”
  3. Selecteer alle emails in deze folder en label ze naar één van de oude label namen, in mijn geval “Website”
  4. Hernoem nu de samengevoegde label weer terug, in mijn geval naar “Werk”

Ik vond het een leuke methode, maar vond dit teveel werk. Ik ben gewoon voor methode 2 gegaan.

Methode 4: Het “Google Apps Migration for Microsoft Exchange” tool

Een methode die ik zelf niet heb kunnen doen, omdat het “Google Apps Migration for Microsoft Exchange” tool alleen beschikbaar is voor Google Apps for Business, en in deze gids gaan we uit van een gratis Google Apps account. Maar ik wilde het voor de volledigheid wel even vermelden, omdat het Gmail wel als een Exchange server benaderd kan worden. Waarschijnlijk is met dit tool handig te migreren naar Google Apps.