Waarom overschakelen naar Google Apps?

Voordelen van Google Apps

Overschakelen naar Google Apps heeft voor- en nadelen. Het grote voordeel is dat mail vanuit je eigen domein naam verstuurd worden, en niet vanuit het gmail.com domein.

Even alle voordelen op een rijtje::

Mail wordt verstuurd vanuit je eigen domein
Als je van Google Apps af wilt, dan blijft je mail adres hetzelfde. Het is immers jouw domein
Eenvoudig gebruikers aan te maken vanuit Google Apps Domein beheer en deze te beheren
Toegang tot de Google Apps Store, dus kun je een applicatie te activeren die goed geïntegreerd is met Google Mail, Agenda en Documenten.
Één mail adres om iedereen binnen het domein te mailen, bijvoorbeeld: familie@mijndomein.nl
Instellingen beheren voor het gehele domein, zoals verplicht SSL, taal, tijdzone, pre-release functies inschakelen, Google Apps Store applicaties installeren etc.
Zelf wachtwoord herstel voor een account doen als beheerder en hoeft niet via Google als je een wachtwoord kwijt bent
De gebruikers binnen het domein gebruikers zijn gedeeld in Contactpersonen
Gezamenlijke agenda
Automatisch document delen binnen hele domein
Eigen logo binnen Google Apps
Met de betaalde versies is het mogelijk om gedeelde mailboxen te maken, dus niet mogelijk met de gratis Google Apps

Het delen van de agenda en documenten is ook mogelijk met standaard Google accounts, maar binnen Google Apps kun je eenvoudig rechten geven aan iedereen binnen het domein en dus niet alle personen apart rechten geven.

Nadeel van Google Apps

Natuurlijk is er ook een nadeel:

Google Apps loopt achter in functionaliteit t.o.v. de standaard Google accounts. Dit kun je ook een voordeel noemen, omdat de applicaties en API’s stabieler zullen zijn.

Als je al een Google account hebt, dan is het is wel even wat werk om te migreren naar Google Apps. Hoe je dit moet doen voor de diverse Google services, kun je in de volgende artikelen lezen.

Google Apps for Business / Education

Er zit natuurlijk ook verschil in de gratis versie van Google Apps en de betaalde versies zoals Business en Education.

Voordelen van deze betaalde versies zijn:

Mail: 25GB opslagcapaciteit
Documenten: 10GB en 500MB per gebruiker
24x7 support
Eenvoudigere migratie van Microsoft Exchange of Lotus Notes naar Google Apps, met goede migratie tools als “Google Apps Migration for Microsoft Exchange tool”

De kosten zijn €40,- per gebruiker per jaar. Voor zakelijke gebruikers is dit een goed idee. Overal je mail, agenda en documenten veilig te benaderen, een zeer goed spam filter en geen eigen mail server en lagere beheerskosten. Ahold is met 55.000 mensen overgestapt naar Google Apps.

In de volgende artikelen lees je over de migratie stappen van een standaard Google account naar Google Apps: